¿Cómo hago para que mi PMO se vuelva Agile?

En esta era en dónde la transformación digital está marcando la pauta en la mayoría de empresas las PMO enfrentan grandes y nuevos retos.

De por sí era todo un desafío contar con una PMO que llegará a sobrevivir al menos 3 años, hoy en día se vuelve más complicado si tenemos una PMO que no evoluciona al ritmo de la organización y las nuevas tendencias del mercado.

Debemos entender que una PMO Agile no es una PMO que sólo hace seguimiento a los proyectos ágiles de la empresa si no es una estructura organizacional que brinda servicios orientados a las nuevas exigencias de la agilidad y siempre buscando agregar valor al negocio.

En América Latina por lo general la gran mayoría de PMOs se ha posicionado como PMOs de Control y su carta de presentación fue el seguimiento de proyectos y reportes bajo el rol de Policía y ojos de la alta Dirección (De hecho es uno de los motivos por los cuales algunos nos odian tanto)

Pero, ¿Qué debería hacer si quiero que mi PMO se suba al coche de agile no sólo en harás de figuretismo sino que realmente agregue valor a la compañía?. Lo primero que recomiendo es revisar el portafolio actual de servicios de la PMO y evaluar cuales de estos servicios se podría ir ampliando a agile, luego revisar que nuevos servicios podría ir incorporando en base a las necesidades del enfoque agile. Por ejemplo: Si mi PMO brinda capacitación a PMs y equipo de proyecto ahora podría hacerlo al equipo scrum. Otro caso, si mi PMO brinda PMs a los proyectos ahora podría asignar Scrum Masters, y así sucesivamente.

Es importante que en esta revisión de servicios a ampliar o incorporar se priorice en función al valor que se le dará a la organización y en especial que en etapas tempranas no implique grandes sobrecostos. Recuerden que lo importante en una PMO es ir por los quick wins que son logros a corto plazo y de esta forma la PMO irá ganando mayor confianza y respaldo de la alta dirección para hacer más cosas.

Un factor clave es la implementación de métricas para los proyectos agile. La PMO debe encontrar una forma de medir el impacto de los proyectos agile y estar en la capacidad de sustentar a la dirección si estos proyectos nos están trayendo buenos resultados. Es importante trabajar estos indicadores no sólo con las áreas técnicas sino también con el negocio de esta forma podremos medir el impacto estratégico.

Otro factor importante es que la PMO revise su lista de interesados e identifique a los stakeholders involucrados con agile para definir nuevas estrategias para el manejo de expectativas. Es probable que con la implementación de agile sus expectativas y roles hayan cambiado. Es responsabilidad del PMO Manager revisar esta lista y actualizarla de forma frecuente.

En el campo de acción es importante que la PMO no afecte la autonomía del equipo Scrum y respete su naturaleza de auto-organización. La PMO ya no puede estar de latoso exigiendo cosas y colocarse en un rol de auditor, por el contrario, debe apoyar al equipo y ser visto como un aliado y no como un policía. Es clave que las PMOs de Apoyo o de Control evolucionen y se transformen en PMOs Facilitadoras, si es que quieren sobrevivir en el tiempo. En el enfoque agile no se necesita a alguien que nos esté diciendo las cosas , de por si no necesitan de un PM que les marque pauta y menos de un miembro de la PMO.

Algunos de los servicios que puede ofrecer la PMO en un contexto agile son:

  • Change Management
  • Agile Maturity
  • Share Agile Best Practice (Compartir resultados de la retrospectivas de otros proyectos)
  • Enterprisse Agile Coaching (Suma de un Mentor + Consultor + Entrenador)
  • Agile Training
  • Resource Allocation
  • Otros

La implementación de una PMO ágil permite brindar a la organización procesos ligeros, fáciles de entender y fáciles de operar y los pone en funcionamiento en corto de tiempo por medio de un modelo iterativo, flexible y adaptable a los cambios del entorno. El rol de una PMO agile debe ser la de agente del cambio , esta no es una tarea fácil y se requiere una alta motivación y la firme convicción de querer “Transformar la organización”.

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